En la era digital actual, donde la información se crea, comparte y archiva a un ritmo vertiginoso, las organizaciones enfrentan el desafío de preservar sus activos informativos de manera efectiva. AtoM (Access to Memory) es una aplicación de gestión documental que, además de facilitar el acceso a la información, permite a las instituciones cumplir con diversas normativas de preservación. Este artículo explora cómo AtoM se convierte en una herramienta integral para garantizar la conservación a largo plazo de documentos y archivos digitales, ayudando a las organizaciones a mantener su patrimonio informativo accesible y seguro.
La importancia de la preservación en la gestión documental
La preservación de documentos y archivos es esencial en cualquier organización, ya que no solo implica mantener la información a salvo, sino también asegurar que esta se conserve en un formato accesible y utilizable. En un mundo donde las regulaciones sobre la gestión de datos y la privacidad son cada vez más estrictas, cumplir con normativas de preservación se ha convertido en una obligación. AtoM desempeña un papel crucial en este proceso, ofreciendo herramientas que facilitan la implementación de políticas de preservación efectivas.
Entre los beneficios de una adecuada gestión de la preservación, podemos destacar:
- Conservación a largo plazo: Garantizar que la información permanezca accesible sin importar el tiempo que pase.
- Integridad de los datos: Asegurar que los documentos no sean alterados o dañados durante su almacenamiento.
- Compliance legal: Cumplir con las normativas que regulan la protección y conservación de datos.
- Facilitación del acceso: Permitir que la información relevante esté disponible para quienes la necesiten, en el momento adecuado.
A través de su funcionalidad y diseño centrado en los usuarios, AtoM no solo facilita estos aspectos, sino que también se alinea con estándares internacionales de preservación, asegurando que las entidades que lo implementan estén siempre un paso adelante en la gestión de su información.
Normativas de preservación y su relevancia
Numerosas normativas y estándares rigen la preservación de documentos en distintas jurisdicciones. Algunos de los más relevantes incluyen:
- ISO 14721:2012 (OAIS): Un modelo de referencia para la gestión de archivos que es fundamental para asegurar la interoperabilidad y la preservación de datos.
- ISO 16363: Un estándar que evalúa la confianza en repositorios digitales y garantiza la preservación a largo plazo de la información.
- MoReq: Directrices europeas para la gestión electrónica de documentos que buscan garantizar la integridad y autenticidad de los datos.
Estas normativas no son solo sugerencias, sino que se han convertido en requisitos en muchos entornos profesionales, especialmente aquellos que manejan información sensible, como el sector público, bibliotecas, archivos y otros tipos de organizaciones. Implementar soluciones como AtoM puede ayudar a las instituciones a no solo cumplir con estos lineamientos, sino también optimizar sus procesos de gestión documental.
Cómo AtoM impulsa la preservación digital
Facilidades de interoperabilidad y estándares
AtoM está diseñado para ser interoperable con otros sistemas y estándares de la industria, lo que hace que sea mucho más fácil para las organizaciones adoptar prácticas de preservación alineadas con las normativas. Su estructura permite la integración con formatos de metadatos como Dublin Core, EAD, y MODS, lo que facilita el intercambio y la accesibilidad de la información entre diferentes plataformas.
La compatibilidad con estándares de metadatos significa que la información almacenada en AtoM puede ser fácilmente exportada a otros sistemas o compartida con otras organizaciones sin perder su integridad o contexto. Esto es fundamental en situaciones en las que las organizaciones necesitan colaborar o compartir recursos para cumplir con requisitos normativos específicos.
Además, AtoM también permite la implementación de políticas de acceso y control de datos, asegurando que solo las personas adecuadas tengan acceso a la información sensible. Esto no solo ayuda a preservar la privacidad de los datos, sino que también es un componente esencial para cumplir con leyes como GDPR en Europa.
Implementación de políticas de preservación
AtoM proporciona las herramientas necesarias para que las organizaciones implementen políticas de preservación efectivas. A través de su interfaz, los administradores pueden establecer directrices claras sobre cómo se debe manejar cada tipo de documento, asegurando que estos sean tratados según las normas pertinentes. Además, la plataforma incluye funcionalidades para la versión de documentos, permitiendo el seguimiento de cambios a lo largo del tiempo, lo que es crucial para preservar la autenticidad y la integridad de la información.
La automatización también juega un papel importante en la gestión de documentos a largo plazo. AtoM permite a las organizaciones establecer recordatorios y alertas para la revisión de documentos y la actualización de metadatos, lo que ayuda a mantener la información relevante y actualizada, y evita el riesgo de obsolescencia.
Almacenamiento seguro y redundante
La seguridad es un componente vital de cualquier estrategia de preservación, y AtoM explica claramente cómo las organizaciones pueden garantizar que sus datos estén protegidos contra amenazas. Al utilizar tecnologías avanzadas de almacenamiento en la nube y redundancia de datos, AtoM permite a las instituciones asegurar la integridad y disponibilidad de su información a largo plazo.
Las funciones de copia de seguridad automática y recuperación de desastres incluidas en AtoM garantizan que, aun en caso de falla técnica o ataque cibernético, los datos estarán protegidos. A su vez, este enfoque minimiza los riesgos de pérdida de información, cumpliendo con las normativas que exigen planes de contingencia y recuperación ante desastres para la información crítica.
Capacitación y soporte comunitario
Una de las mayores fortalezas de AtoM es su comunidad activa y la disponibilidad de recursos de formación. La capacitación del personal en las mejores prácticas de gestión de documentos y preservación es crucial para garantizar el éxito a largo plazo de cualquier iniciativa de preservación. AtoM ofrece una variedad de recursos, incluidos tutoriales en línea, documentación detallada y un foro de usuarios que permite a las organizaciones compartir conocimientos y resolver dudas.
La comunidad en torno a AtoM fomenta un entorno de colaboración, donde las mejores prácticas de preservación pueden discutirse y desarrollarse. Esta colaboración no solo ayuda a los nuevos usuarios a adaptarse a la plataforma, sino que también permite a las entidades mantenerse al día con las últimas tendencias y normativas en gestión documental.
El compromiso de AtoM con la formación demuestra que no es solo una herramienta tecnológica, sino un aliado en el proceso de gestión documental y preservación, capacitando a los usuarios para que administren sus registros de manera proactiva y efectiva.
El futuro de la preservación documental con AtoM
A medida que el panorama tecnológico evoluciona, también lo hacen las necesidades y desafíos de la preservación documental. AtoM está en constante desarrollo, adaptándose a los cambios en las normativas y las mejores prácticas del sector. Esto significa que las organizaciones que adoptan AtoM se benefician de un sistema que está diseñado no solo para resolver los problemas actuales, sino también para anticipar las necesidades futuras.
La integración de nuevas tecnologías como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático en la preservación digital es un campo en auge. AtoM está explorando cómo estas tecnologías pueden ayudar a mejorar la identificación automática de documentos, la clasificación de archivos y el análisis de metadatos, facilitando aún más la gestión y preservación de datos a largo plazo.
Así, AtoM no solo se posiciona como una solución ideal para las necesidades actuales de preservación, sino también como una herramienta que evolucionará con el tiempo, asegurando que las organizaciones estén preparadas para enfrentar los desafíos del futuro en la gestión de documentos y archivos digitales.
