Resumen del Grupo de Trabajo 'Archivos, documentos y transparencia' celebrado durante el II Congreso Internacional de Transparencia

05/10/2017)

La razón de ser de este grupo especial de AEFP se justifica en su trayectoria en el marco de la Transparencia desde su fundación en 2006 con: la publicación del Manifiesto en Defensa de los Archivos Públicos; la incorporación a la Coalición Pro-Acceso; la celebración de cuatro Jornadas sobre Acceso a los Documentos Públicos y Oficiales; la participación en la Comisión de Expertos en el Centro de Estudios Políticos y Constitucionales; la presentación de alegaciones al texto oficial del Proyecto de Ley de Transparencia (defendidas en la Comisión Constitucional del Congreso de los Diputados); y, la colaboración con el INAP en el Plan de Formación de Transparencia de los funcionarios públicos.

2017-GT 9 ARCHIVOS, DOCUMENTOS Y TRANSPARENCIA (GRUPO ESPECIAL AEFP) 27 de septiembre de 2017.17:00-20:30 horas

Las diez ponencias y una comunicación presentadas fueron estructuradas en tres grupos:

  1. Luces y sombras sobre el acceso a la transparencia. Las cuatro ponencias  evidenciaron los problemas que plantean la dispersión normativa en materia de acceso (la aplicación de la normativa de Patrimonio Histórico y supletoriamente la de Transparencia); la labor de los archiveros como garantes del acceso a la información pública, pero también como garantes de la protección de los datos personales de los ciudadanos; los documentos clasificados, que si bien tienen límites de acceso y seguridad, deben ser sometidos a una gestión documental estandarizada; así como, la importancia de publicar estadísticas sobre archivos en los portales de transparencia.
  2. Líneas estratégicas y herramientas para la transparencia. Se defiende la importancia de los metadatos para automatizar el acceso a los documentos, así como para proteger los derechos de las personas. Por otro lado, se abordó la importancia del Sistema de Información Administrativa. El código SIA permite clasificar los expedientes en su procedimiento o serie documental, lo que posibilita que reciban el mismo tratamiento, automatizando los plazos de acceso, conservación y transferencia. Por último, se analizó el volumen de solicitudes de documentos anterior al año 2000 recibidas a través del Portal de Transparencia y la disparidad de criterios en la resolución de las mismas, obviando en exceso la existencia de los archivos.
  3. Experiencias y modelos internacionales. La intervención de la comisionada de San Luis de Potosí y de los integrantes de la Red de Transparencia y Acceso a la información pública (RTA), vinieron a mostrar como en los países iberoamericanos los órganos garantes de la transparencia, el acceso a la información pública y la protección de datos, se asientan sobre la gestión documental. Se explicó el proceso de elaboración e implementación del modelo de gestión de archivos que se ha desarrollado en el arco de la RTA. La última de las ponencias presentó el informe elaborado por Access Info y TASC en el marco europeo sobre el deber de documentar la toma de decisiones.
Por último se presentaron diez medidas de lucha contra la corrupción basadas en el fomento de los archivos como instrumento primordial.

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