Participación de AEFP en el I Congreso Internacional de Transparencia

(08/11/2016)

Los pasados días 27 a 30 de septiembre de 2016, Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP) ha participado activamente en el I Congreso Internacional de Transparencia celebrado en la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense de Madrid. Este Congreso, dirigido por el profesor Manuel Sánchez de Diego, ha sido un lugar de encuentro para todos aquellos interesados en la Transparencia y el Derecho de Acceso a la Información Pública. La orientación, claramente multidisciplinar, ha estado abierta a diferentes enfoques, desde el Derecho y la Ciencia Política a la Economía, la Documentación y la Comunicación, entre otras disciplinas.

Destacó también el carácter internacional del Congreso, especialmente por la importante presencia de participantes latinoamericanos, los cuales expusieron el marco jurídico y político de sus diferentes países.
La participación de AEFP se materializó en la presencia en el Congreso de buena parte de su Junta Directiva y de algunos de sus socios. En la tarde del día 29, la organización preparó una serie de grupos de trabajo, uno de los cuales estuvo dedicado al tema 'Archivos, Documentación y Transparencia'. Este grupo fue coordinado por Elena de la Cuadra, profesora de la UCM y por Rosana de Andrés, vocal de la Junta Directiva de AEFP. En el marco de este grupo de trabajo, fue presentada, entre otras, la comunicación titulada Gestión Documental y de Archivos como medida de transparencia (acceso al resumen | acceso a la presentación) por la archivera socia de AEFP Rosario Lopaz Pérez, cuyo contenido había sido previamente suscrito por esta Asociación.

Al cierre de la exposición de las comunicaciones de este grupo de trabajo, se realizó un debate sobre los temas tratados en las mismas, en los que intervinieron los miembros de AEFP presentes en el Congreso. Los relatores del grupo realizaron a modo de conclusión un resumen de las diferentes intervenciones habidas.

RESUMEN DE LAS CONCLUSIONES DEL GRUPO DE TRABAJO 1: Archivos, documentación y transparencia.
Hemos debatido y llegado a las siguientes conclusiones:

  1. A pesar de que en el debate parlamentario se consiguió cambiar la redacción de la Disposición adicional 1ª de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre de Transparencia AIPyBG, de forma que la ley no fuera solamente aplicable a los archivos de gestión sino a cualquier tipo de documentos públicos en cualquier tipo de archivos públicos, el informe de 2015 de los Servicios Jurídicos del Estado a la consulta sobre qué régimen era aplicable al acceso al archivo central del Ministerio Empleo y SS – si la Ley de Transparencia o la Ley de Patrimonio – seguido del Criterio Interpretativo del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno 8/2015 ha conseguido que se aplique un régimen de acceso u otro dependiendo de dónde se encuentre físicamente un documento, en la oficina o transferido al archivo central.
  2. La remisión que hace la LTAIPyBG a la regulación específica en materia de archivos es una remisión a la imprecisión desde el punto de vista del Derecho Administrativo y desde el punto de vista de la práctica de aplicación del derecho de acceso.
  3. La disparidad de regímenes de acceso a la información pública se generaliza desde el momento en que hay grandes diferencias entre las regulaciones autonómicas sobre transparencia entre sí y con la del Estado, con las dispares referencias a la gestión de documental contenidas en ellas.
  4. El reglamento de desarrollo de la Ley 19/2013 debe corregir, en la medida de lo jurídicamente posible, las incoherencias existentes que dificultan el ejercicio del derecho de acceso a la IP e incorporar una memoria económica realista que contemple la dotación de medios materiales y humanos para la implantación de una correcta gestión documental y archivos.
  5. La gestión documental y los archivos es garantía de Gobierno Abierto. Y en consecuencia el III Plan Nacional de la Alianza para el Gobierno Abierto debe incluir un compromiso con la gestión documental en los archivos públicos
  6. Las autoridades con competencias en la evaluación del grado de transparencia de los organismos de las AAPP deben incluir indicadores sobre gestión documental y archivos: indicadores oficiales en el caso del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, indicadores privados en el caso de Transparencia Internacional, etc.
  7. La relevancia de la gestión documental (documento, expediente y archivo electrónico) queda patente en las Leyes 39 y 40/2015, de 1 de octubre, del procedimiento Administrativo Común y del Régimen Jurídico del Sector Público, que no tratan solamente de estas materias y sobre la gestión documental, sino también tratan implícita y directamente de la transparencia, desde el mismo momento en el que están regulando el archivo electrónico único de la Administración General del Estado.
  8. Respecto al archivo electrónico único contemplado en las citadas leyes:

Para terminar, también en el marco de este intenso Congreso, se celebró en paralelo una reunión de la Coalición Pro Acceso, en la que participa AEFP. En esta reunión, fue presentado y discutido un borrador de “Manifiesto para implementar una efectiva transparencia pública”. AEFP, como viene haciendo siempre en todo tipo de foros, valoró positivamente las referencias a los archivos y documentos en este manifiesto como herramientas imprescindibles para la transparencia y por lo tanto lo suscribió plenamente. La organización del Congreso decidió hacer suyo también este manifiesto y difundirlo como fruto del mismo. El texto aprobado unánimemente por los participantes en la reunión es el siguiente:

MANIFIESTO PARA IMPLEMENTAR UNA EFECTIVA TRANSPARENCIA PÚBLICA

Madrid, 29 de septiembre de 2016

DERECHO DE ACCESO Y TRANSPARENCIA

  1. La transparencia de las instituciones públicas debe ser el resultado de un derecho fundamental de los ciudadanos a acceder a la información pública, no el mero ejercicio de “buenismo” para perfeccionar las administraciones públicas.

MEJORAR LA NORMATIVA SOBRE TRANSPARENCIA

  1. Se debe perfeccionar la normativa de transparencia y, en concreto, la Ley 19/2013 de Transparencia, Acceso a la Información y Buen Gobierno. Los 10 principios de la Coalición Pro Acceso para una buena Ley de Acceso a la Información y Transparencia deben inspirar estas modificaciones legislativas.

CONDICIONES MATERIALES Y PERSONAL DE LOS SUJETOS OBLIGADOS A LA TRANSPARENCIA

  1. Es necesario invertir en el capital humano de los sujetos obligados a la transparencia. En concreto, es imprescindible formar a funcionarios y servidores públicos, para así crear una cultura de transparencia.
  2. Se deben destinar recursos para mejorar los archivos y los sistemas informáticos, con objeto que estén en condiciones de proporcionar información comprensible y en un tiempo mínimo.
  3. Aquellas organizaciones que por sus condiciones materiales y de recursos humanos no puedan afrontar el servicio de transparencia deben ser dotadas de los medios necesarios o apoyadas desde otras instituciones. En particular esto es esencial para los pequeños ayuntamientos.

TRANSPARENCIA ACTIVA

  1. Hay que seguir trabajando por la accesibilidad y usabilidad de los portales de transparencia.
  2. Se debe promover la integración de la Administración Electrónica en los portales de transparencia.
  3. La información pública debe ser comprensible para los ciudadanos, incluso la información presupuestaria y económica, pues son necesarios unos “presupuestos fáciles de comprender”.

DERECHO DE ACCESO O TRANSPARENCIA PASIVA

  1. Se deben posibilitar diferentes medios de acceso a la información pública. La solicitud de información debería poder realizarse electrónicamente, en papel, presencialmente o por cualquier otra vía.
  2. La identificación del solicitante de información no puede ser una barrera que impida ejercer el derecho de acceso.
  3. Es imprescindible dar a conocer a todos los ciudadanos que tienen derecho a acceder a la información pública.

APERTURA INSTITUCIONAL

  1. Los formatos reutilizables deben ser el estándar de publicación de la información.
  2. Hay que abrir a los ciudadanos los Registros Públicos como el Registro Mercantil y de otras organizaciones relativas a los sectores económicos: Banco de España, CNMV entre otras, sin que las tasas sean una barrera para el acceso.
  3. Las agendas institucionales y de Altos Cargos deben de estar a disposición de todos los ciudadanos. Como norma general tenemos derecho a saber con quién, cuándo y cómo trabajan los servidores públicos.
  4. Es necesario que se retransmitan las reuniones de los órganos colegiados (reuniones abiertas) y que puedan ser consultados con posterioridad. En particular, los correspondientes a los órganos plenarios de las Administraciones Públicas, mesas de contratación y órganos de control.
  5. La efectiva colaboración entre los organismos públicos y privados encargados de promover, acreditar y vigilar la transparencia pública debe ser una prioridad del ecosistema de la transparencia.
  6. Los límites a la transparencia deben ser los mínimos imprescindibles en una sociedad democrática.
  7. Los Estados deben comprometerse con las iniciativas internacionales de gobierno abierto y transparencia pública. En concreto, con la iniciativa de Gobierno Abierto (Open Government Partnership) y con el Convenio del Consejo de Europa sobre el Acceso a los Documentos Públicos. España debería ratificar ya este Convenio.

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